Добро пожаловать в команду снабжения ведущего застройщика Рязани – «Северная Компания»! Организация на рынке с 1999 года, и с тех пор ввела в эксплуатацию десятки жилых и коммерческих зданий, а наша управляющая компания «УК-Эксплуатация» является лучшей в городе и обслуживает почти десять тысяч квартир. Мы являемся крупнейшим заказчиком в городе. Исходя из этого важно понимать, что при налаживании общения с подрядчиками и поставщиками условия и требования задаем мы, а значит договоры заключаем по нашей форме. Наши специалисты по снабжению умеют договариваться на самых выгодных условиях, поэтому и вам стоит держать планку!
Актуальные объекты
МетроПарк 2
Комфорт, 1-3 секция достраивается, 4-7 уже введены в эксплуатацию)
МетроПарк 3
Комфорт+, Башня
МетроПарк 4
Комфорт, 3 секции
Северный 8
Комфорт+, Башня
Северный 10
Комфорт, Башня
Нобель
Комфорт+, 2 секции
Татлин
Бизнес, 2 секции
Тринити
Комфорт, 2 башни
Перед началом работы
После того, как вы получили номер телефона и доступ к корпоративной почте, необходимо произвести базовую настройку:
WhatsAppУстановить логотип на аватарку, настроить имя
3
TelegramУстановить логотип на аватарку, настроить имя и сделать видимым номер в настройках конфеденциальности
4
Уведомление руководстваПосле настройки необходимо уведомить руководство о вашем прибытии в компанию путем рассылки типового сообщения: «Добрый день! Меня зовут (ФИО). Я новый сотрудник (ДОЛЖНОСТЬ), мой номер тел. - (НОМЕР ТЕЛЕФОНА)»
Рабочие чаты находятся в Telegram. Некоторые из них предназначены для уведомлений, в то время как другие требуют вашего активного участия.
Срочные оплаты
Этот чат используется для согласования нестандартных условий договоров и финальных оплат поставщикам и подрядчикам.
Мы заключаем договоры исключительно по нашей форме. Эта форма разработана на основе 25-летнего опыта наших юристов. Учитывая нестабильность и большое количество мошеннических схем в строительной отрасли, изменения условий договора крайне нежелательны, но иногда необходимы. Для согласования таких условий требуется предварительное одобрение директора в чате. Форма согласования:
Наименование объекта
Юридические лица, подписанты договора
Материалы поставки/виды работ
Сумма договора/счёта
Аванс по договору/счёту
Срок поставки/выполнения работ
Чья форма договора
Особые условия договора
Пример:
Михаил Олегович, прошу согласовать нестандартные условия при заключении договора на объекте ТРИНИТИ 1 этап между ООО «РЗСД» и ООО СЗ НЬЮТОН (1970). Поставка и монтаж квартирных, пожарных и технических дверей. Общая сумма договора 9 835 470 ₽. Аванс 70%. Окончательный расчёт по факту выполнения работ. Срок выполнения работ до 15.09. Договор по нашей форме. Нестандартные условия: 1. Подъём квартирных дверей на этажи осуществляется подъёмными механизмами заказчика. В случае использования лифтов подрядчик обязан обшить лифт защитными материалами. Подъём осуществляется только в присутствии представителя заказчика и подрядчика, несущего ответственность за работоспособность лифтов. Согласование даты подъёма дверей посредством лифта оговаривается заранее. Разгрузка/загрузка и разнос дверей выполняются силами подрядчика.
Отчёты
В этом чате прорабы сообщают о ситуации на стройке и проблемных вопросах. Важно, чтобы ваши задачи решались заранее и не становились проблемными. Если прораб пишет о конкретной проблеме из вашей зоны ответственности, это сигнал к немедленному решению.
СБИС - документы
Этот чат используется для подписания договоров через электронный документооборот. Юристы получают приглашения к сотрудничеству и подписанию в сети. Ваша задача как менеджера — подтверждать такие подписания только после согласования договора в CRM-системе.
Заявки на легковые и Ларгус, заявки на Газели
Чат для заказа штатных машин. Заявки оформляются в произвольной форме. Если заявка иногородняя, необходимо указывать точный адрес и почтовый индекс.
Планёрка
Объявления о совещаниях и таблицы со списком заключённых договоров с указанием сроков их исполнения.
Задачи
Здесь публикуются еженедельные задачи. Также можно уточнить детали или зафиксировать возникновение проблемы, решение которой от вас не зависит.
Изменения проектов
Любые изменения и отклонения от основного проекта публикуются в этом чате. Изменения могут повлиять на детали вашего договора. В закреплённых сообщениях прикреплён паспорт объекта (таблица со всеми цветовыми решениями по объекту). Обязательно использовать при заключении договоров. Цвет из этого паспорта можно использовать только при наличии зелёной заливки в графе «СОГЛ».
Приказы
Объявления о новых приказах внутри компании.
Доска объявлений, 3 этаж
Различные объявления, чаще всего касающиеся организации рабочих процессов.
Дни рождения сотрудников
Сбор денег на подарки ко дню рождения сотрудников.
Северная Компания MacroBot
В CRM-программе можно настроить чат-бота, который будет уведомлять вас о различных изменениях в договорах и задачах, закреплённых за вами.
Если вас ещё не добавили в чаты, свяжитесь с Михайловым Романом:
Вся работа и весь документооборот производится в программе MacroСРМ
Суть задач менеджеров отдела снабжения сводится к основным аспектам:
Изучить Техническое Задание от отдела ПТО (Далее «ТЗ»)
Найти подрядчиков / поставщиков и запросить коммерческое предложение (Далее «КП»)
Сравнить, отторговать и согласовать объемы материалов/работ предложений
Выбрать лучшее соотношение цена/качество
Согласовать задание на договор
Согласовать подписание договора (после чего изначальную задачу следует закрыть)
Согласовать финансовую операцию по предоплате
Контроль за исполнением договора
1
Задача
В первую очередь менеджеру выставляется задача. Она включает в себя сроки, ТЗ от отдела ПТО, а также просчитанные объемы работ и материалы от сметчиков. Если этих данных нет, задачу следует отклонить с указанием причины. Далее идет поиск и общение с контрагентами (Список подрядчиков/поставщиком с которыми мы уже работали, по мере поиска новых необходимо их заносить в эту таблицу). На этом этапе происходит запрос КП, сравнение цен и характеристик представленных в КП и по ранее заключенным договорам, Согласование объемов работ/материалов, ТОРГИ, обсуждение условий взаимодействия (на это этапе важно СРАЗУ сообщить контрагенту о том, что мы работаем ТОЛЬКО ПО НАШЕЙ ФОРМЕ ДОГОВОРА) и выбор финального исполнителя. Важно понимать - любые подвижки в выполнении задач необходимо отражать в самой задаче для отслеживания вашей результативности.
2
Договор
Для того, чтобы юридический отдел смог приступить к составлению договора, менеджер должен создать задание на договор в программе СРМ и внести условия и исходные данные по форме.
Заводя новый договор в начале нужно заполнить информацию о новом документе, а именно указать контрагента с кем планируется заключаться и тип договора (поставка/подряд/рамочный договор). Указав это, создастся страница договора и ему присвоится уникальный ID номер (пример - #177808), после чего необходимо заполнить шапку документа. Тут заполняется:
Наименование документа
Организация с нашей стороны
Юр. Лицо выбирается исходя из приложения «Структура Фирм». Ищем там объект на который планируется поставка/подряд и выбираем либо Юр. Лицо застройщика (при заключении договора поставки) либо генподрядчика (при заключении договора подряда) Если заключается один договор материал+поставка, по предварительному согласованию в «Срочные Оплаты», выбирается та компания, на которой сумма была бы больше при двух договорах (то есть если при исполнении договора материал стоит миллион, а работы пол миллиона, выбираем Юр.Лицо застройщика)
Объект и проект на который заключается договор
Группа работ
Сумма договора и максимальная Сумма аванса
Также необходимо включить функцию «Нет фиксированного графика платежей»
Теперь ваш договор готов к основному заполнению
Предмет договора
В этой графе заполняется материал или виды работ, их цена и количество
График платежей
В этой графе заполняется последовательность и размер оплат по договору
Вложения
К заданию должны быть СРАЗУ подгружены скан паспорта для поручительства, график работ (при наличии), спецификация БЕЗ ЦЕНЫ, Print-screen согласования нестандартных условий в «Срочные оплаты» директором - все в формате Word. Схемы для обозначения мест выполнения работ (при договоре подряда) подгружаются также сразу, в формате .pdf.
Сроки
Указывается срок поставки товара или срок окончания выполнения работ по согласованию с руководителем отдела снабжения. Могут быть промежуточные сроки. Срок указывается либо конкретной календарной датой (например, до 13.05.2026г., до 01.11.2027г.), либо конкретным количеством календарных дней с момента нашей предоплаты (если договор предусматривает предоплату). Любые иные способы указания сроков (например, с момента готовности строительной площадки, с момента передачи материала подрядчику, с момента приема помещения в работу и т.п.) – ЗАПРЕЩЕНЫ.
Ответственность
Cтандартная ответственность подрядчиков и поставщиков за просрочку исполнения – 0,25% от цены договора за каждый день просрочки
Гарантийные обязательства
Стандартная гарантия: 5 лет с момента подписания последнего акта передачи объектов долевого участия (квартир) в строящемся объекте. Указывается согласно закону о долевом участии в строительстве, так как мы строим дома на основании этого закона
Прочие условия
Максимально подробно указываем существенные по мнению менеджера условия, которые необходимо отразить в договоре. Также описываются нестандартные условия, согласованные перед этим с директором в «Срочные Оплаты». Также указывать цвета согласно паспорту объекта (цвет из этого паспорта можно использовать только при наличии зеленой заливки в графе «СОГЛ»)
Для общестроительных работ необходимо руководствоваться типовыми технологическими решениями компании. Для частных и нестандартных договоров такие условия согласовываются с отделом ПТО
Типовые технологические решения:
Размер, порядок оплаты, применение НДС
Указывается общая цена договора, сроки ее оплаты, входит или не входит НДС в цену договора
Анализ конкурентов
Сюда необходимо привести анализ и обоснование выбора данного подрядчика или поставщика. Во вложения этого пункта необходимо подкрепить спецификацию С ЦЕНОЙ материалов/работ всех контрагентов у кого запрашивалось КП
Необходимость договора поручительства
Для того, чтобы владелец бизнеса поставщика/подрядчика нес личную ответственность за нарушение условий договора, мы заключаем с ним договор поручительства за надлежащее исполнение условий договора его фирмами. Для составления договора поручительства требуется скан паспорта хозяина бизнеса, который должен быть подгружен к Заданию на договор в раздел «Вложения». Поручительство не требуется, если цена договора менее 500тр. Поручительство требуется при цене договора выше 500тр. Если фактически один бизнесмен делает сразу нам и поставку, и подряд, и сумма цен обоих договоров при этом превышает 500тр, то поручительство требуется и для договора поставки, и для договора подряда. Скан паспорта в этом случае должен быть прикреплён к обоим заданиям - и на подряд, и на поставку
Возможность применения формы договора подрядчика/поставщика
Возможно только при заключении договоров с фирмами крупнее нашей. С остальными контрагентами условием сотрудничества является применение наших форм договора. Если договор по форме подрядчика или поставщика, пишем в графе «договор по форме подрядчика/поставщика»
Возможность заключения рамочного договора
Под рамочным договором понимается договор без определения конкретного товара и его цены. Он устанавливает общие условия работы: как и откуда производится доставка, срок поставки после оплаты. Если предполагается заключение рамочного договора, пишем в графе «рамочный договор». При заключении рамочных договоров в задании должен быть обязательно указан срок поставок в календарных днях с момента оплаты счёта по заявке. Текст рамочного договора подгружается к заданию сразу с указанием срока поставки после оплаты. То есть: указывается общий срок договора, например, 1 год, а ещё и в тексте рамочного договора и в задании обязательно должен быть указан СРОК ПОСТАВКИ с момента оплаты заявок или счетов. Также в рамочных договорах обязательно указание конкретного адреса склада, откуда осуществляется самовывоз. Без такого срока поставок и без адреса склада задания на рамочные договоры и текст рамочных договоров направлять на согласование запрещено
Суд
Стандартно Арбитражный суд Рязанской области . Если заключается договор по форме поставщика/подрядчика, там указывается обычно иной суд. Указываем в задании иной суд
Вечернее письмо
Отправляется директору при заключении договора 2 раза. Первый - согласовать задание на договор. Второй - подписать договор.
Заполняется по определенной форме:
Фамилия менеджера + ответственные сотрудники (рук. отдела, бухгалтер, экономист, тех. надзор, прораб), сотрудник ПТО(при необходимости, в зависимости от того, за что платим)
Что необходимо сделать (согласовать задание на договор или его подписание)
Объект
Общая сумма
Контрагент (кому мы платим)
От кого платим
Назначение платежа (за что платим?)
Сроки
Ответственность
Гарантия
Нестандартные условия
По чьей форме договор
Порядок оплаты и указания как платим (нал-б/н; с ндс/без ндс)
Пункт фин. модели (Указывается при заведении договора в группе работ. Список фин.моделей по объектам можно взять у экономиста Половинкиной Н)
ID документа
Пример:
Михайлов + Половинкина + Попова + Мордвинова + Зеленухин + Корнаков + Насекина - Согласовать задание на договор - Объект Тринити- Общая сумма договора 9 835 470 - Между ООО "ПК" "Рязанский завод стальных дверей" и ООО СЗ "НЬЮТОН" (7308) - Поставка и монтаж Квартирных(221 шт по 38 400) ,Технических(14 шт, Средняя цена - 22 250) и Противопожарных(40 шт, Средняя цена - 25 750) дверей. Срок выполнения работ до 15.09.2025 . Ответственность 0.25. Гарантия 5 лет. Подъем дверей на этажи производится подъемными механизмами Заказчика. Договор по нашей форме. Предоплата 70 % за поставку дверей̆, Окончательный̆ расчет по факту выполнения работ. Б/Н без НДС. п.3.3.12. #174442
3
Согласование договора
После заполнения задания, каждый договор проходит 4 этапа согласования:
1
1 группа
Самый объемный этап, который включает в себя согласователей всех отделов (юристы, ПТО, экономисты, бухгалтеры и тд.) Начинать согласование необходимо в промежутке с 9:00 до 9:30. После одобрения всех участников договору предстоит согласование директора. Для этого необходимо направить вечернее письмо (согласовать задание на договор) на почту помощников директора (secretary@sk62.ru) до 12:30, важно отметить, что ваше письмо не дойдет до директора, если хотя бы один из 1 группы согласователей не поставит галочку, либо будет нарушена форма вечернего письма
2
2 группа
На этом этапе галку ставит помощник директора на следующий день после отправки вечернего письма, при его согласовании директором. Поставленное одобрение в этой группе означает начало составления договора юристом
3
3 группа
Галка ставится юристом одновременно с загрузкой договора во вложения. После окончательного согласования с подрядчиком/поставщиком договора также до 12:30 необходимо направить вечернее письмо (согласовать подписание договора) на почту помощников директора (secretary@sk62.ru)
4
4 группа
Ваш договор полностью согласован директором и готов к подписанию
Все договора подписывает сначала наша сторона, так что после согласования 4 группы необходимо распечатать договор в 2-х экземплярах, каждый из них пометить на первой странице карандашом сверху (Ваша фамилия и ID договора) и отнести его помощникам для подписания (подписывается день в день). После чего передать договор поставщику/подрядчику, при этом необходимо вернуть подписанный с двух сторон договор в течении 3-х рабочих дней (10-14 дней, если иногородний и договор отправляется по почте) и отнести его юристам на 4 этаж в промежутке с 17:30 до 18:00 для последующей загрузки в СРМ. Договор подгружается в итоговые документы и с этих пор считается заключенным. Для иногородних контрагентов – если необходимо оплатить раньше, чем договор придет по почте, подкрепить во вложения документа номер трека почтового отправления и скан подписанного оригинала.
4
Финансовая операция
После того, как договор подписали и загрузили в итоговые документы, необходимо согласовать Фин. Операцию по предоплате. В графе «График платежей» нажатием на ID фин. Операции открывается документ который необходимо заполнить:
1
Загрузка счета
Во вложения необходимо подгрузить счет на аванс. Важно, чтобы юр.лицо, номер счета и сумма аванса соответствовали прописанному в основном договоре
2
Назначение платежа
Далее необходимо заполнить «Назначение платежа» по форме:
Фамилия менеджера + согласователи
Объект
Что необходимо сделать (Оплатить аванс 50 %) + сумма аванса
Общая сумма
Контрагент (кому мы платим)
От кого платим
Назначение платежа (за что платим?)
Общая сумма договора
Оплачивали ли ранее
Указания как платим (нал-б/н; с ндс/без ндс)
Пункт фин. модели (Указывается при заведении договора в группе работ. Список фин.моделей по объектам можно взять у экономиста Половинкиной Н)
ID документа
Пример:
Михайлов+Кириллова+Борисова+Смирнова - объект Метропарк 3 - оплатить аванс 60% - 1 644 489 - ИП "Шумаев Артем Алексеевич" от СЗ "НЬЮТОН"(1970) за поставку оборудования фасадного освещения. Общая сумма договора 2 740 815, ранее не оплачивали(б/н без НДС п.3.4.4) #2391678
3
Нажимаем кнопку «Вернуть к оплате»
С этого момента согласователи начинают проверять и выставляют галки
4
Вечернее письмо
После того, как согласователи всех групп поставят галки (кроме последней) необходимо отправить текст из «Назначение платежа» в вечернее письмо директору на почту его помощников (secretary@sk62.ru) до 12:30 и принести распечатанный счет с пометкой карандашом вашей фамилии и ID документа в приемную директора
5
Согласование
После того, как директор согласовывает вечернее письмо последняя группа ставит свою галку и операция передается бухгалтерам для оплаты. Как только оплата пройдет итоговое платежное поручение по операции будет подгружено во вложения этого документа
6
Оплата
Дальнейшая оплата происходит после подписания акта выполненных работ, в котором менеджер также участвует, но сама оплата проиводится уже экономистами
5
Акт выполненных работ
После того, как предмет договора был исполнен, ваш контрагент должен сдать Акт выполненных работ прорабу Илье Михайлову на МетроПарк 2 в понедельник до 12:00, вне зависимости от того, где проходили работы/поставка. Акты выполненных работ по вашему договору выгружаются в раздел «Реестр КС» и требуют вашего согласования в течении этой недели, до пятницы. Для этого вы должны убедиться в полноте и правильности исполнения предмета договора. Помимо вас его согласовывают также все отделы, но теперь сюда добавляются менеджеры технического надзора и прораб. Также прорабу сдаются КС 2/3 и счет на постоплату, в этом вы уже не участвуете
После согласования акта всеми представителями 1-ой группы менеджер каждую пятницу после 14.00 должен отправить список замечаний подрядчику/поставщику СТРОГО на электронную почту подрядчика/поставщика, указанную в договоре с ним, а также известить подрядчика, что после исправления замечаний по строительному акту необходимо подать заново пакет документов на согласование. Список замечаний направляется СТРОГО по форме:
«Уведомляем о недостатках по исполнению Договора №____ от _____ между ООО «______», ИНН _____ и ООО (ИП) ________, ИНН ______ : 1. _____________ 2. _____________ 3. _____________. Требуем устранить недостатки в установленный договором срок.»
Замечания описываются точно, подробно и понятно. Описание замечаний не должно содержать неоднозначных или двусмысленных формулировок. При возникновении затруднений с формулировкой недостатков менеджер обращается за помощью в ПТО или к юристам
Менеджер после отправки замечаний подрядчику ОБЯЗАН вернуть Строительный акт на редактирование в СРМ-системе. Осмотр работ, а затем осмотр устранения замечаний проводится бесплатно. Каждый повторный вызов на осмотр устранения замечаний, в размере денежной суммы, равной 1% от цены договора, в виде списания стоимости с выполнения.
Нюансы при заключении договоров
Менеджер организации осуществляет подбор подрядчиков и поставщиков согласно нуждам компании. Подрядчики осуществляют работы, а поставщики продают или поставляют нам товар. С подрядчиками мы заключаем договоры подряда, а с поставщиками - договоры поставки. Если одно и то же лицо делает поставку и производит потом работы из собственных материалов, то мы заключаем все равно 2 договора (материал+поставка).
В случае покупки товаров или производства работ на общую сумму менее 100 тр - заключение договора не требуется. Достаточно получения счета от поставщика/подрядчика с указанными в счете конкретными товарами / работами. Дополнительно необходимо согласование директора в «Срочные Оплаты»
Договоры подписываются в разделах «Подписи сторон», а также подписываются ВСЕ иные страницы договоров и приложений - внизу страниц.
Все цветные приложения к договорам должны быть распечатаны в ЦВЕТЕ. Все приложения А3 должны быть распечатаны на листах А3. Цветной принтер с печатью А3 находится в отделе ПТО.
АДРЕС СКЛАДА – если мы производим самовывоз товара, то указываем конкретный адрес склада, откуда забираем товар. Если поставка происходит не на адрес нашего строящегося дома, а на какой-то склад в Москве или Рязани, требуется указать конкретный адрес склада и сразу одновременно загрузить задание на договор транспортных услуг по доставке этого товара со склада на строящийся дом. В задании на поставку сразу указываем транспортную фирму, которой поставщик обязан передать наш товар. Либо указываем, что мы производим самовывоз (если мы сами доставляем нашей Газелью). Соответственно, в задании на транспортные услуги указываем, от какого поставщика, где (конкретный адрес склада) и когда они получают товар, а также какому подрядчику они передают по приезду товар на нашей стройке.
ПОДРЯДЧИК/ПОСТАВЩИК - Задание на поставку должно сопровождать загруженное в то же время задание на подряд, и наоборот: подряд сразу сопровождает поставка. В задании на поставку должен быть указан подрядчик, который получает товар, а в задании на подряд должен быть указан поставщик, который поставляет товар для работ. Если подрядчик выполняет работы из товаров от нескольких поставщиков, то должны быть указаны все поставщики. Если поставщик передаёт товар нескольким подрядчикам - указываем всех подрядчиков. При этом, если с кем-то из них уже имеются ранее заключённые договоры именно на эту работу/товар, указываем номер ранее заключённых договоров. Например, делаем задания на договоры с подрядчиком Х и с поставщиком У. При этом знаем, что подрядчик Х также будет получать товар для этих работ не только от поставщика У, но и от поставщика Ж, договор с которым уже заключён ранее. Значит, в задание на подряд заносим поставщика Х, а также заносим поставщика Х с указанием номера уже имеющегося, ранее заключённого договора поставщика Х. Если впоследствии заключаются дополнительные договоры с иными или дополнительными поставщиками, то к договору подряда обязательно делаем дополнительное соглашение об изменении или дополнении перечня поставщиков. Если договор заключается на ИП, обязательным требованием является размещение в программе СРМ скана паспорта (первый разворот и прописка).
Структура фирм
Метродом 2 дом 2 очередь
Застройщик: ООО СЗ Северная Компания 5860 (бывшая Энергосистемы) Генподрядчик: ООО Стройэнергооборудование Техзаказчик: ООО Паруса-3
Метропарк 3 Башня – (ранее был Метродом 8)
Застройщик: ООО СЗ НЬЮТОН (1970) Генподрядчик: ООО ТехИнвест Техзаказчик: ООО СтройЭнергооборудование
Метропарк 4/1 – (он же ранее Метропарк 11 – Экодом)
Застройщик: ООО СЗ НЬЮТОН 8540 (бывший СТРОЙПАРТНЕР) Генподрядчик: ООО ТехИнвест Техзаказчик: ООО ЖК Паруса-3
Метропарк 4/2 (он же ранее Метропарк 11 – Экодом)
Застройщик: ООО СЗ НЬЮТОН 8540 (бывший СТРОЙПАРТНЕР) Генподрядчик: ООО МегаРесурсы Техзаказчик: ООО Стройэнергооборудование
Метропарк 5 (по ППТ №12) за МП4
Застройщик: Ньютон 7308 – Ньютон 8540 - СК 5860 – в зависимости от планов стройки (ближе к началу) Генподрядчик: ООО Паруса-3 Техзаказчик: ООО Стройэнергооборудование
Метропарк 6 (по ППТ №13) за МП4
Застройщик: ООО СЗ Максимум Генподрядчик: ТехИнвест Техзаказчик: ООО Паруса-3
Метропарк 10 (приказ от 21.03.2024 г. - третья скобка) - ранее проходил как Метродом 5 (поз ППТ №3)
Застройщик: ООО СЗ Северная Компания (бывшая Энергосистемы)5860 Генподрядчик: ООО Стройэнергооборудование Техзаказчик: ООО МегаРесурсы
